Tudo o que você gostaria de sobre o Google Workspace mas nunca teve coragem de perguntar

O que é o Google Workspace?

O Google Workspace, anteriormente conhecido como G Suite, é um pacote de aplicativos e ferramentas de produtividade e colaboração baseada em nuvem desenvolvido e oferecido pelo Google. Ele inclui uma série de serviços populares e bastante utilizados, como Gmail, Google Drive, Google Calendar, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Meet, e muitos outros. O Workspace é projetado para facilitar a comunicação e a colaboração em equipe, oferecendo um ambiente integrado e seguro para empresas de todos os tamanhos.

Se você está começando a usar o Google Workspace ou precisa configurar e-mails para o seu domínio, este guia vai te ajudar a entender tudo o que você precisa saber.

Principais Recursos do Google Workspace

• Gmail: Email profissional com seu próprio domínio (ex: voce@suaempresa.com).
• Google Drive: Armazenamento em nuvem com opções de compartilhamento e colaboração.
• Google Calendar: Gerenciamento de calendários e agendamento de reuniões.
• Google Docs, Sheets, e Slides: Ferramentas de processamento de texto, planilhas e apresentações.
• Google Meet: Videoconferências e chamadas de vídeo.
• Google Chat: Mensagens instantâneas para equipes.
• Google Forms: Criação de formulários e pesquisas.
• Admin Console: Ferramentas de administração e segurança para gerenciar usuários e dispositivos.

Benefícios do Google Workspace

• Colaboração em Tempo Real: Trabalhe simultaneamente com sua equipe nos mesmos documentos.
• Armazenamento em Nuvem: Acesse seus arquivos de qualquer lugar e a qualquer momento.
• Segurança: Recursos robustos de segurança, incluindo autenticação de dois fatores e gerenciamento de dispositivos.
• Integração: Integração perfeita entre aplicativos, economizando tempo e aumentando a produtividade.
• Suporte: Suporte 24/7 para empresas.

O Google Workspace é gratuito?

Não! Ao contrário da maioria dos aplicativos do google como o Gmail por exemplo, que possui um espaço de armazenagem gratuito para utilização, o Google Workspace é um serviço pago.

Os preços do Google Workspace variam dependendo do plano escolhido e das necessidades específicas da empresa. A seguir, estão os preços e características dos planos básicos, válidos para o mês de julho de 2024:

Business Starter

• Preço: US$ 6 por usuário/mês
• Armazenamento: 30 GB por usuário
• Principais Recursos: Gmail com domínio personalizado, Google Meet com videoconferências de até 100 participantes, Google Drive, Google Docs, entre outros.

Business Standard

• Preço: US$ 12 por usuário/mês
• Armazenamento: 2 TB por usuário
• Principais Recursos: Tudo do Business Starter, além de Google Meet com videoconferências de até 150 participantes e gravação de reuniões, mais espaço no Google Drive e recursos avançados de colaboração.

Business Plus

• Preço: US$ 18 por usuário/mês
• Armazenamento: 5 TB por usuário
• Principais Recursos: Tudo do Business Standard, além de Google Meet com videoconferências de até 250 participantes, recursos avançados de segurança e gerenciamento de endpoints.

Enterprise

• Preço: Sob consulta
• Armazenamento: Ilimitado
• Principais Recursos: Tudo do Business Plus, além de recursos avançados de segurança, gerenciamento e conformidade, Google Meet com videoconferências de até 500 participantes, e suporte premium.

Os valores podem variar por região e podem estar sujeitos a alterações. Recomendamos verificar diretamente no site do Google Workspace para obter as informações mais atualizadas e específicas para a sua localidade.

Como configurar e-mails com seu próprio domínio no Google Workspace

Configurar emails externos, ou seja, emails com seu próprio domínio, no Google Workspace não é um processo tão simples, mas também não é tão complexo assim. Siga os passos abaixo:

Passo 1: Adquirir seu Domínio

Se ainda não tiver um domínio, você precisará adquirir um. Isso pode ser feito através de registradores de domínio como GoDaddy, Namecheap, Google Domains ou, ainda, no caso de domínios .com.br no registro.br.

Passo 2: Crie uma Conta no Google Workspace

• Acesse Google Workspace e clique em “Começar”.
• Preencha os detalhes da sua empresa e escolha o plano que melhor se adequa às suas necessidades.
• Complete o processo de criação da conta com as informações da sua empresa.

Passo 3: Verificar o Domínio no Google Workspace

1. Acesse o Google Admin Console: Vá para admin.google.com.
2. Efetue Login: Use as credenciais de administrador.
3. Adicionar Domínio: No console, vá para “Domínios” > “Gerenciar domínios” > “Adicionar domínio”.
4. Verificação: Você será orientado a verificar a propriedade do domínio. O método mais comum é adicionar um registro TXT à configurações de seu DNS. O Google fornecerá as instruções específicas para o seu registrador de domínio.

Passo 4: Configurar Registros MX

1. Acesse as Configurações DNS: No site do seu registrador de domínio ou no painel administrativo de sua hospedagem de sites*, acesse as configurações DNS.
2. Adicionar Registros MX: Adicione os seguintes registros MX para o seu domínio:

Nome/Host/Alias       Tempo de Vida (TTL)    Tipo de Registro     Prioridade   Endereço do Servidor de Email
@                     3600                   MX                   1            ASPMX.L.GOOGLE.COM
@                     3600                   MX                   5            ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM
@                     3600                   MX                   5            ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM
@                     3600                   MX                   10           ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM
@                     3600                   MX                   10           ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM

3. Salvar as Configurações: Salve as alterações e aguarde a propagação dos DNS, que pode levar algumas horas.

*A HostMeta utiliza o painel de gerenciamento chamado DirectAdmin que é bastante intuitivo. Após fazer o login, digite na barra de pesquisa DNS e clique no link Editor de Zona DNS.

Passo 5: Criar Contas de Email

1. Retornar ao Admin Console: Vá para admin.google.com.
2. Criar Usuários: Em “Usuários”, clique em “Adicionar novo usuário” e preencha as informações necessárias.
3. Configuração Inicial: O usuário receberá um email para concluir a configuração inicial.

Passo 6: Configuração do Cliente de Email

Se você ou seus clientes desejam usar um cliente de email (como Outlook ou Apple Mail), siga estas etapas:

Configurações de IMAP e SMTP:

Servidor de entrada (IMAP):
  - Servidor: imap.gmail.com
  - Porta: 993
  - Requer SSL: Sim

Servidor de saída (SMTP):
  - Servidor: smtp.gmail.com
  - Porta: 587
  - Requer SSL: Sim
  - Requer TLS: Sim
  - Requer autenticação: Sim

Autenticação: Use seu endereço de email completo e senha do Google Workspace.

• Cada usuário pode acessar o Gmail com o seu domínio personalizado por meio do link do Gmail ou pelo aplicativo Gmail em dispositivos móveis.
• As configurações e personalizações do Gmail podem ser ajustadas nas configurações de cada conta individual.

Outros Ajustes e Recursos

Configuração de Aplicativos Adicionais:

• Explore outras ferramentas do Google Workspace, como Google Drive e Google Meet, e configure-as conforme necessário para sua organização.

Gerenciamento de Usuários e Segurança:

• No console de administração, você pode gerenciar permissões de usuários, configurar políticas de segurança e acessar relatórios de uso.

Dicas Úteis

• Backup de E-mails: Considere usar uma solução de backup para e-mails importantes.
• Treinamento: Ofereça treinamento para sua equipe para que todos possam aproveitar ao máximo as ferramentas do Google Workspace.
• Suporte: Aproveite o suporte oferecido pelo Google Workspace se você encontrar dificuldades durante a configuração.

Considerações Finais

O Google Workspace é uma ferramenta poderosa para melhorar a colaboração e a eficiência em sua organização. Com recursos robustos e segurança de ponta, ele pode transformar a forma como sua equipe trabalha. Configurar e-mails com seu próprio domínio pode parecer complicado, mas seguindo estes passos, você pode garantir que sua configuração seja feita corretamente e que todos os membros da sua equipe possam começar a usar o Google Workspace com facilidade.

Se você tiver alguma dúvida ou precisar de assistência adicional, entre em contato com o suporte do Google Workspace ou procure mais informações na Central de Ajuda do Google Workspace.